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Existe la creencia que el control y la eficiencia en un negocio van en sentido contrario; a mayor control menos eficiente son los métodos y sistemas de trabajo. Desgraciadamente muchas veces es así: un control demasiado fino sobrecarga el trabajo y demora la ejecución de las tareas. Por otra parte la ausencia o la deficiencia de control ha sido causa de innumerables quiebras. Es asunto de vida o muerte que el empresario sepa , con cierto grado de certeza, lo que está ocurriendo en su negocio. Así y todo es increible la cantidad de empresarios que no tienen idea de cuanto han ganado o perdido en el mes, en el semestre o aun en el año, cual es su verdadera situación de inventario, la tendencia de las ventas, todas estas variables indispensables de controlar en cualquier negocio. El control, asi como la seguridad absoluta no existen, al emporesario le toca definir el nivel de control razonable que le permita manejar el negocio de la mejor manera y sin sobrecargar sus actividades directamente productivas, además es sabido que el control tiene un costo, bien en salarios, equipos y programas de computación, auditorías etc. El control es visto a menudo desde una perspectiva demasiado estrecha por algunos empresarios: un control de inventario con el solo propósito de que sus empleados no le roben difícilmente será amortizable por obra de sus beneficios. Pero si se toma en una perspectiva más amplia un control de inventario puede ser de gran utilidad para decidir racionalmente las compras de reposición o para tener el valor exacto de la mercadería en bodega, lo que ayudará en gran medida a conocer de manera fideligna la real situación financiera del negocio en un momento dado. Los sistemas de control deben ser vistos primariamente como generadores de información. Algunas veces el negocio puede tener una muy buena situación de caja pero con un inventario sobrevalorado, el empresario tendrá un espejismo de prosperidad inexistente. Al contrario si tiene problemas de caja y un buen inventario puede liquidar para hacer efectivo sin riesgo de estar comiendose el capital. Todo esto a condición de que tenga el valor actualizado y fideligno de su inventario, cosa que muchas veces no ocurre. Como los sistemas de control no son fáciles de implementar y causan muchas veces problemas en el trabajo cotidiano, muchos empresarios optan por no llevar controles o llevarlos de manera reducida o intuitiva, es decir optan por bajar el control en beneficio de eficiencia y menores costos. Lamentablemente la intuición muchas veces engaña ya que tendemos a ver las cosas como nos gustaría que fueran más que como son, así no es raro que estos empresarios sean los últimos en entrerarse que el negocio está en quiebra. El control de un negocio no tiene por que ser complicado, ni menos detallado. La mayoría de las veces basta con controlar las grandes cifras, tal como lo hacen los inspectores de impuestos. Es fundamental para cualquier negocio disponer de un informe ejecutivo, ojalá mensual, que detalle lo siguiente:
El empresario que logre conocer estas seis variables cada mes no tendrá necesidad de procuparse por controles más complicados, es como dicen en inglés "the bottom line", la ultima línea del balance lo que realmente importa Lamentablemente es más fácil decirlo que hacerlo, como veremos en El Empresario y las Computadoras, donde se abordará la tarea de elaborar este aparentemente sencillo informe.
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