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Las computadoras son subconjuntos de un todo mas grande cual es el sistema de información de la empresa. En los últimos años se ha notado un avance explosivo en el desarrllo de la computación, tanto que muchas veces siembra duda y confusión entre los empresarios que hacen grandes inversiones en equipos y sistemas que nunca llegan a cumplir con las expectativas que generaron en su origen. Primero que todo hay que tener claro que las computadoras y los programas no son el sistema de información, son solo herramientas que ayudan a generar reportes. Comprar computadores sin tener establecido un sistema de información eficiente es garantía de fracaso. Lo primero entonces es disponer de un sistema de información eficiente. La compra de equipos y programas debe ser siempre el último paso de un proceso de diseño de métodos de control, implementación de controles manuales y finalmente uso de computadoras para automatizarlos. Para un pequeño empresario un sistema de información puede ser bastante simple: informes diarios de movimiento (compras, ventas) e informes mensuales de resultados e inventario. En la mayoría de los casos eso es suficiente. Sin embargo es fundamental un buen diseño ya que la mayoría de los negocios tienen un funcionamiento y requerimientos distintos. En el diseño de un sistema de información siempre aparecen compromisos : no es practico controlarlo todo y hay que hacer concesiones entre lo que es fundamental, lo deseable y lo superfluo. Lo fundamental es usualmente el control de la mercadería y los resultados (compras, ventas, costo de las ventas, gastos, impuestos, utilidad). Hay aspectos del negocio no vale la pena informatizar. por ejemplo la contabilidad formal en negocios pequeños, es a veces preferible la lleve un contador externo y no se gana gran cosa informatizandola. Esos son los aspectos que deben considerarse en el diseño, separando lo importante de lo que no lo es tanto. La mayoria de los sistemas computarizados exitosos han sido creados de manera evolutiva, muchas veces comienzan como controles manuales que se van refinando con el tiempo y luego se comienzan a informatizar paulatinamente. Es muy conocido el caso de los grandes rediseños que terminan en un fracaso de recriminaciones mutuas entre los tecnicos, los operadores y los ejecutivos. Existe un paso intermedio de computarizacion que consiste en el uso de utilitarios de propósito general, especialmente las planillas de cálculo. Es muy recomendable que un sistema manual pase por una etapa de planilla de calculo en algun mopmento, ya que esto ayuda a preveer los problemas prácticos que surgirán al implementar programas, además de reegistrar información histórica que puede ser posteriormente aprovechada. Otra consideración se relaciona con el uso de programas estandarizados versus los que se hacen a la medida del negocio. Los primeros son mas caros, mas eficientes y mas riesgosos (puede que nunca lleguen a funcionar), los segundos tienen la ventaja de estar bien probados, ser más económicos pero a menudo resultan tan poco flexibles que no vale la pena usarlos. Una solución interesante para el pequeño empresario consiste en contratar un alumno en práctica, son económicos, disponen de mucho tiempo y están ansiosos por probar su competencia. Sin embargo el diseño es fundamental que lo haga alguien con experiencia en ambos campos, los negocios y la computación Finalmente no puede dejar de mencionarse la necesidad de diseñar sistemas sencillos. La imaginación popular ve a los computadores como máquinas capaces de hacer tareas muy complicadas; ese es un gran error, el computador es fundamentalmente una maquina tonta que se destaca haciendo tareas muy sencillas, repetidamente con enorme rapidez. Un diseño limpio, sencillo es clave para el buen éxito de un sistema de información computarizado. |